1. Đơn hàng là gì trong CTRANS?
Đơn hàng là yêu cầu vận chuyển do khách hàng tạo, chứa đầy đủ thông tin:
- Trạng thái xử lý của đơn
- Ai gửi – ai nhận
- Giao từ đâu → đến đâu
- Hàng hóa gì, số lượng, trọng lượng
- Chi phí, hình thức thanh toán
2. Cách tạo mới đơn hàng
Bước 1: Truy cập màn hình tạo đơn
- Vào menu Quản lý đơn hàng
- Chọn Danh sách đơn
- Nhấn nút + Tạo đơn hàng
Bước 2: Nhập thông tin chung
Ở phần đầu form Thông tin đơn hàng:
- Chi nhánh: chọn chi nhánh xử lý đơn
- Loại dịch vụ: ví dụ Ghép xe, Nguyên xe
- Nhân viên KD: chọn nhân viên phụ trách (nếu có)
Bước 3: Chọn khách hàng & người nhận
Khách hàng (người gửi)
- Chọn khách hàng có sẵn trong danh sách
- Hoặc nhấn + Tạo mới để thêm khách hàng mới
- Có thể thêm người liên hệ (tên, SĐT) để tiện trao đổi
Người nhận
- Chọn người nhận đã có
- Hoặc nhấn + Tạo mới
- Có thể lưu lại để dùng cho các đơn sau
Bước 4: Nhập địa điểm & thời gian
- Nơi đón hàng: nhập địa chỉ lấy hàng
- Nơi giao hàng: nhập địa chỉ giao hàng
- Ngày đón hàng
- Ngày trả hàng dự kiến
Bước 5: Khai báo hàng hóa
Ở bảng hàng hóa:
- Tên hàng
- Đơn vị (kiện, thùng, pallet…)
- Số lượng
- Trọng lượng / Khối lượng
Lưu ý: Có thể thêm nhiều dòng hàng nếu đơn có nhiều loại hàng.
Bước 6: Nhập thông tin thanh toán
- VAT (%)
- Đơn giá
- Hình thức thanh toán (trước / sau)
- Phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản…)
- Ghi chú (nếu có yêu cầu đặc biệt)
Hệ thống sẽ tự động tính:
- Tiền VAT
- Tổng tiền đơn hàng
Bước 7: Lưu đơn hàng
Nhấn TẠO ĐƠN HÀNG
Đơn hàng được tạo thành công
Trạng thái ban đầu: Đơn mới
3. Chỉnh sửa đơn hàng
Khi nào được chỉnh sửa?
- Đơn chưa được gán chuyến vận chuyển
- Đơn đang ở trạng thái Đơn mới
Cách chỉnh sửa
- Vào Danh sách đơn
- Tìm đơn cần chỉnh
- Nhấn biểu tượng để Chỉnh sửa
- Cập nhật thông tin
- Lưu lại
4. Hủy đơn hàng
Khi nào được Hủy đơn Hàng?
- Đơn chưa chạy chuyến
- Đơn tạo nhầm hoặc khách hủy sớm
Cách hủy
- Vào Danh sách đơn
- Chọn đơn cần hủy
- Nhấn biểu tượng hủy
- Xác nhận
Lưu ý:
Đơn đã gán chuyến hoặc hoàn thành thường không thể xóa, chỉ có thể hủy để lưu lịch sử.
5. Theo dõi trạng thái đơn hàng
Các trạng thái đơn hàng trong CTRANS
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đơn mới | Vừa tạo, chưa xử lý |
| Đang xử lý | Đã gán chuyến / đang vận chuyển |
| Hoàn thành | Giao hàng xong |
| Đã hủy | Đơn bị hủy |
Cách theo dõi nhanh
- Vào Quản lý đơn hàng → Danh sách đơn
- Quan sát:
- Màu trạng thái
- Ngày đón – ngày giao
- Dùng bộ lọc:
- Theo trạng thái
- Theo thời gian
- Theo khách hàng
Giúp biết ngay:
- Đơn nào đang chạy
- Đơn nào đã xong
- Đơn nào bị hủy
6. Một số lưu ý quan trọng cho người mới
- Nên tạo khách hàng & người nhận trước để nhập đơn nhanh hơn
- Kiểm tra kỹ địa chỉ và thời gian trước khi tạo chuyến
- Không xóa đơn đã phát sinh vận chuyển
- Dùng ghi chú để lưu yêu cầu đặc biệt của khách
