Ý nghĩa:
Module này cho phép doanh nghiệp vận tải lưu trữ, quản lý, và chia sẻ các tài liệu liên quan đến vận tải, hợp đồng, hóa đơn, giấy tờ pháp lý, biên bản, chứng từ vận chuyển, v.v. Mục tiêu là giảm thiểu giấy tờ vật lý, tăng hiệu quả truy cập và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
Chức năng chính:
- Lưu trữ tập trung (Centralized Storage):
- Tất cả các tài liệu được lưu trữ trong một hệ thống duy nhất.
- Hỗ trợ nhiều định dạng: PDF, Word, Excel, hình ảnh, XML, v.v.
- Phân loại và tag (Categorization & Tagging):
- Phân loại tài liệu theo loại: hợp đồng, hóa đơn, chứng từ vận tải, chứng nhận, v.v.
- Tag theo tuyến đường, khách hàng, tài xế hoặc lô hàng.
- Tìm kiếm và lọc nâng cao (Advanced Search & Filtering):
- Tìm kiếm theo tên, loại, ngày tạo, người tạo, liên kết lô hàng hoặc đơn hàng.
- Lọc nhanh các tài liệu quan trọng hoặc hết hạn.
- Quyền truy cập & bảo mật (Access Control & Security):
- Gán quyền truy cập theo vai trò (Admin, Manager, Driver, Customer).
- Hỗ trợ xác thực đa yếu tố và lịch sử truy cập (Audit Log).
- Chia sẻ & hợp tác (Sharing & Collaboration):
- Chia sẻ tài liệu với các bộ phận, khách hàng hoặc đối tác bên ngoài.
- Cho phép nhận xét, ghi chú hoặc đính kèm các thông tin liên quan.
- Theo dõi phiên bản (Version Control):
- Lưu lại lịch sử chỉnh sửa của tài liệu.
- Khôi phục phiên bản trước nếu cần.
- Thông báo và nhắc nhở (Alerts & Notifications):
- Thông báo khi có tài liệu mới, hết hạn hợp đồng, hoặc cần phê duyệt.
- Tích hợp với các module khác:
- Load & Shipment Management: đính kèm chứng từ vận tải cho lô hàng.
- Compliance & E-Invoice: lưu trữ hóa đơn điện tử và chứng nhận tuân thủ pháp lý.
- Customer Portal: khách hàng có thể truy cập các tài liệu liên quan đến đơn hàng của họ.
